Door klare taal minder kans op fouten

Heb je ooit een huis gekocht? Dan werd je vast bedolven door een stortvloed aan onbegrijpelijke documenten en herhaalde vragen. Je kwam terecht in een rommelig proces waar miscommunicatie en fouten op de loer lagen. Leon Roseleur en Arjen Santema willen daar met Zorgeloos Vastgoed een eind aan maken. De angel én oplossing: Semantiek.

Arjen was in een jubelstemming. Zijn droom kwam uit. Hij had een prachtige oude boerderij gevonden. Wát een mooie omgeving. Wát een karakter. Zijn bod was geaccepteerd, de koopovereenkomst ondertekend en in zijn hoofd was hij al bezig met inrichten. Dus toen de trekker van taxonomie en informatiemodellen bij Zorgeloos Vastgoed tegenover zijn notaris zat, vielen diens woorden rauw op zijn dak.

‘Ja,’ blikt hij terug, ‘dat is wat een paar verkeerd gekozen woorden kunnen doen.’ De makelaar had in de koopovereenkomst gezet dat de oude boer ‘de erfpacht’ aan Arjen ‘verkocht’. Maar die erfpacht bestond helemaal nog niet. Ze moesten hem nog afsluiten.

‘Maar, niet getreurd.’ zegt hij vanuit zijn boerderij. ‘Uiteindelijk is het allemaal goed gekomen.’

Rommelige vastgoedketen

Zulke fouten komen alleen wel veel te vaak voor, vertelt zijn collega Leon (programmamanager bij Zorgeloos Vastgoed). ‘In bijna elk verkoopproces gaat er wel iets mis. In zo'n 15 procent van de gevallen wordt achteraf een correctie gedaan of een mogelijk struikelblok opgelost.  Dat komt doordat de vastgoedketen net een groot bord spaghetti is: alle lijntjes lopen door elkaar.’

Daar wil Zorgeloos Vastgoed iets aan doen. De publiek-private samenwerking tussen de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, het Kadaster, het Hypotheken Data Netwerk en de Nederlandse Vereniging van Makelaars en Taxateurs heeft een duidelijke missie: burgers en (dienstverlenende) bedrijven ontzorgen bij alles rondom het kopen, verkopen, verbouwen, verduurzamen of bewonen van een huis. Leon: ‘Zodat kopers alles begrijpen. Zodat ze niet 10 keer hetzelfde kopietje van hun paspoort hoeven te sturen. Zodat de verschillende ketenpartners, als de notaris en de bank, allemaal de juiste, volledige informatie hebben en dezelfde taal spreken. Semantiek speelt daarin een grote rol.’

Overeenkomst met ganzenveer

De eerste stap die Zorgeloos Vastgoed zette, was het onder de loep nemen van de koopovereenkomst. ‘Als je een huis koopt, is dat het eerste dat formeel wordt vastgelegd’, legt Arjen uit. ‘En op dit moment is de manier waarop die overeenkomst tot stand komt behoorlijk achterhaald. Hij wordt nog net niet met ganzenveer opgesteld. Het is foutgevoelig, ontoegankelijk en niet makkelijk te valideren.’ Een nieuwe, slimmere en leesbare koopovereenkomst moet daar verandering in brengen.

Koopovereenkomst met klare taal

‘We zijn uitgegaan van het juridische document dat makelaars nu ook al als basis gebruiken’, vertelt Arjen. ‘Maar bij alle moeilijke begrippen en concepten in het document, zoals ‘erfpacht’, hebben we een toelichting geschreven. Een uitleg in klare taal, die 90% van Nederland zou moeten kunnen begrijpen.’ Al die begrippen heeft het team verdeeld over degenen die er eigenlijk eigenaar van zijn. Komt een begrip bijvoorbeeld uit het Basisregister Kadaster? Dan gaf het Kadaster de uitleg. Is het een financieel begrip? Dan deed de bankwereld dat. Steeds met behulp van communicatie-experts.

Data linkt door naar de bron

De begrippen en concepten in de overeenkomst hebben meer dan alleen een uitleg gekregen. Bij die uitleg staat ook steeds een link naar de bron, de wetgeving, waar de term vandaan komt. Zo is de (juridische) grondslag van die term altijd herleidbaar. En het gaat nog een stap verder, legt Arjen uit. ‘In de koopovereenkomst zit allerlei informatie die je wil kunnen valideren. Is de genoemde eigenaar ook echt de eigenaar volgens het Kadaster? Bestaat het huis wel? Op dit moment wordt alles overgetypt uit wat de verkoper aanlevert. De handtekening die eronder staat, geeft wel wat zekerheid.’

Standaarden

Een belangrijke hulpbron bij het uitleggen van begrippen, was de open standaard Simple Knowledge Organization System (SKOS). Dat is een door het World Wide Web Consortium beheerde webstandaard die op de  ‘Pas toe of leg uit’-lijst van Forum Standaardisatie staat. ‘SKOS helpt je de relaties tussen verschillende definities en begrippen inzichtelijk te maken’, legt Leon uit. ‘En bij het vergelijken en interpreteren van data uit verschillende systemen.’

Arjen: ‘Daarnaast hebben we daar een uitbreiding op gemaakt waarmee je meer samenhang en structuur kunt aanbrengen in een overeenkomst. Dat noemen we de SKOS-Lex, waarbij Lex staat voor legal extension.’ SKOS-Lex benoemt 3 dingen:

• of een begrip een afspraak (rechtshandeling) aanduidt;
• wie die afspraak maakt (de actor, hier de koper en verkoper);
• waarover de afspraak wordt gemaakt (het object van handeling, hier de woning).

‘Die standaard zou bijvoorbeeld ook heel handig zijn voor overheidsbesluiten’, geeft Arjen aan. ‘Het inzicht dat je erdoor krijgt, kan onder meer houvast bieden bij procedures van bezwaar en beroep door burgers. Dus SKOS-Lex dragen we aan bij Forum Standaardisatie.’

Fouten voorkomen

Van het schrikmoment dat Arjen kreeg bij de aankoop van zijn boerderij is hij al lang en breed bekomen. Hij haalt het voorval nog vaak aan om het belang van de slimme koopovereenkomst te laten zien. Daarmee had het namelijk kunnen worden voorkomen. Maar in het vervolg, hopen Leon en hij, blijft dit anderen bespaard. Leon: ‘Zo zie je maar wat meer aandacht voor semantiek kan doen.’