'Dankzij NLCIUS kunnen we écht efficiënter werken'

Het werk van Anike Wildervanck de Blécourt werd er niet leuker op toen de Rijksoverheid, haar werkgever, e-factureren verplicht stelde. Voor de Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) bleek de open standaard NLCIUS de oplossing. ‘Opeens kreeg ik weer vrolijke mailtjes.’

‘Hoeveel ellende heb ik wel niet voorbij zien komen. Hoeveel mailtjes van verdrietige, gefrustreerde of woedende ondernemers, omdat het ze gewoon niet lukte om een e-factuur te maken. Omdat ze nu al 6 uur bezig waren met een factuur van ‘slechts’ 200 euro.’

Platgebeld

‘E-factureren zou grote efficiency-voordelen opleveren. En ja, natuurlijk geloof ik daar ook in. Maar dat was nog niet de dagelijkse praktijk toen we het in 2019 verplicht gingen stellen. Het resulteerde toen nog vooral in nieuwe rompslomp. Voor mij, coördinerend directeur inkoop, omdat ik alle verzoeken tot ontheffing moest beoordelen. Voor de financiële administratie, die handmatig moest controleren of iemand op die eindeloos lange uitzonderingslijst stond. Voor onze inkoopambtenaren, die platgebeld werden door ondernemers die niets van ons e-portaal begrepen.

Maar bovenal was het een zware belasting voor die kleine ondernemers, die vaak radeloos contact met ons opnamen. Vakmensen die heel hun hart, ziel en zaligheid in hun product stoppen. En niet in boekhouden en factureren. Het ontbrak ze aan geld om zoiets uit te besteden. En aan tijd en kennis om het zelf goed te regelen.

We hebben met z’n allen, vooral in die eerste maanden, weleens terugverlangd naar de factuur in het envelopje, of in een Pdf-bestand. Methodes die voor kleine ondernemers vele malen gebruiksvriendelijker waren dan e-factureren.’

De oplossing

‘Dankzij NLCIUS kunnen we écht efficiënter werken. Of, nou ja, NLCIUS maakte de oplossing mogelijk. Het is zelf namelijk, simpel gesteld, ‘gewoon’ een open standaard die voorschrijft welke gegevens e-facturen moeten vermelden. Enorm belangrijk, begrijp me niet verkeerd. Maar we hadden wel nog een handige collega nodig, die de potentie van NLCIUS om kon zetten in een app.

Die collega was Bert Tijmensen, enterprise architect op de domeinen inkoop en financiën en lid van de Rijksbrede expertgroep e-factureren. Zijn naam hoorde ik ooit voorbijkomen op een borrel. Hij had een QR-code applicatie gebouwd, op basis van NLCIUS, voor betalingen in de horeca. Samen ontwikkelden we dit door tot een e-factuurlink die aan een opdrachtbrief kan worden toegevoegd. Alle gegevens staan daarop al ingevuld, inclusief de BTW-berekening. Het enige wat leveranciers na het ontvangen van die link nog hoeven doen, is hun KvK- en rekeningnummer controleren en hun eigen factuur uploaden.

Ik heb het zelf geprobeerd, zonder training. En geloof me: als ik het kan, dan is het echt niet zo ingewikkeld hoor. Dat is het fijne aan zo’n heldere standaard, dat je er ook een heel makkelijke applicatie omheen kunt bouwen.’

Pilot

‘Het scheelt enorm. In tijd. Frustratie. Geld. We hebben de applicatie getest in een pilot bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). Een overheidsdienst die veel facturen ontvangt van kleine leveranciers die zelden voor het Rijk werken. Ondernemers die dus extra ongelukkig werden van het verplicht e-factureren.

En toen, vlak na de start van de pilot, kreeg ik weer meer vrolijke mailtjes in mijn inbox, als tegenwicht tegen die vervelende – maar begrijpelijke – berichtjes met ontheffingsverzoeken. Met zinnen als: ‘Hé, dat ging makkelijk.’’

Ideaal voor kleinere overheden

‘Het gemak was zo groot – voor leveranciers, voor ambtenaren – dat we de applicatie voor heel OCW uit hebben gerold. En hopelijk breidt het zich nu als een olievlek uit over de rest van de Rijksoverheid. SZW maakt er al gebruik van. BZK kijkt ernaar. EZK ook. Maar ik merk dat overheden bang zijn om het snel te doen.

Dat begrijp ik best. Maar ik merk ook dat ik, nu ik de voordelen ken, toch een beetje ongeduldig word. De investering verdien je namelijk zo weer terug. Juist kleinere overheden met minder geld dan ministeries, zoals gemeenten, kunnen hiermee veel efficiënter werken. Omdat zij gemiddeld genomen ook veel vaker kleine uitgaven doen. En dus nog meer gebaat zijn bij een applicatie die kleinere leveranciers op weg helpt. Dat scheelt zó snel zó veel tijd. Voor overheden zelf. Én voor de ondernemers die zij inschakelen.’

Voor de bakker op de hoek

‘We moeten ons bewust zijn van de last die we deze kleine ondernemers bezorgen. Denk alleen maar aan de bakker op de hoek, waar je bij een evenement je broodjes haalt. De boekhandel die je bezoekt voor een cadeautje voor gastsprekers. Of die vele bedrijfjes die we tijdens corona ingehuurd hebben om lunch- of borrelpakketten te bezorgen. Met deze op NLCIUS gebaseerde applicatie kunnen zij zich weer vol op hun product storten. Op hun passie. Hun vakmanschap. Dat moeten we toch mogelijk maken?’

Vragen over een standaard? Neem contact op met Forum Standaardisatie. Benieuwd welke standaarden u kunt en/of moet implementeren? Gebruik onze beslisboom of download de bestekteksten voor inkopers.

NLCIUS was voor Anike Wildervanck de Blécourt de trigger om eens een kijkje te nemen op de site van Forum Standaardisatie. En daar kreeg ze geen spijt van. ‘Als CDI vond ik het vooral leuk om te zien dat ze aanbestedingen van (mede-)overheden beoordelen op het uitvragen van open standaarden. Ontzettend leerzaam om te zien hoe andere overheidsdiensten dit doen. Het maakte me er maar weer eens van bewust hoeveel we al kunnen en weten, maar nog niet delen. We kunnen nog zoveel van elkaar leren'.

Bekijk ook:

• Applicatie in horeca en e-factureren
• Meer over e-factureren
• Helpdesk e-factureren
• Toepassing van de applicatie met NLCIUS