Webtoepassingen beheren: zo doen ze dat bij de gemeente Tilburg

De gemeente Tilburg heeft maar liefst 170 websites online staan. Dat zou tot chaos kunnen leiden, ware het niet dat Steven Breepoel en Sander Janssen (respectievelijk web-expert en adviseur nieuwe media) in Tilburg de touwtjes stevig in handen hebben.

Twee jaar geleden is het inmiddels, sinds Steven en Sander het expertiseteam webtoepassingen oprichtten binnen de gemeente Tilburg. Een club die bestaat uit deskundigen van verschillende onderdelen van de organisatie. ‘Iedereen heeft zijn eigen vakgebied’, vertelt Sander. ‘Bijvoorbeeld over security, AVG en toegankelijkheid. Dat samen zorgt voor een integraal advies over de kwaliteit van websites’.

Onderdelen van het expertiseteam

Om te kunnen adviseren is het voor de gemeente goed om te weten wat het speelveld is. Er zijn websites die vallen onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid, sommige bestaan in een regionaal samenwerkingsverband waar de gemeente penvoerder van is. Weer andere websites dienen wel de inwoners, maar daar heeft de gemeente weer niks mee van doen. Dat overzicht krijgen heeft de gemeente Tilburg best wat tijd gekost. ‘Daar zijn we eigenlijk nog steeds niet mee klaar’, vertelt Steven.

Ondertussen zit het expertiseteam niet stil. ‘Tijdens de coronacrisis hebben we bijvoorbeeld veel websites zien ontstaan die een specifiek doel rondom participatie dienen. Dan kun je gaan kijken in hoeverre ze voldoen aan de wet- en regelgeving. Dat doen wij aan de hand van ons beleid Webtoepassingen. Daar staan 8 niet-bediscussieerbare eisen in waar iedere website aan moet voldoen.’

De eisen in dat beleid gaan bijvoorbeeld over security, privacy, toegankelijkheid en archivering. Die komen als aparte hoofdstukken aan bod. Open standaarden komen daar ook in terug. ‘We hebben voor zo’n 40 websites de eigenaren aangeschreven omdat niet aan de eisen werd voldaan’, aldus Steven. ‘Daarvan zijn er 12 offline gehaald en 10 verbeterd. De andere lopen nog.’

Bewustwording bij collega’s

Bewustwording is een van de belangrijkste doelen van het expertiseteam. Steven en Sander benadrukken dat een website niet iets is wat je er even bij doet. Sander: ‘We hebben het bewustzijn al kunnen vergroten, bijvoorbeeld door presentaties te geven. Zo leren we aan collega’s dat er bepaalde regels zijn. Die hoeven ze niet allemaal te weten, daarvoor zijn wij’.

Ze delen hun kennis ook door het schrijven van artikelen voor het intranet. En nemen de tijd voor gesprekken met hun collega’s. ‘Als zij een vraag hebben, is dat vaak over een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld over de toegankelijkheid, maar dan bekijken wij het vanuit een breder perspectief en gaan we zo’n vraag ook integraal bespreken binnen het expertiseteam. Zo krijgen collega’s niet alleen antwoord op hun vraag, maar ook iets meer.’

Overleg ‘Beheersbaarheid Internetdomeinen’

In 2021 is de gemeente Tilburg in contact gekomen met Forum Standaardisatie. Dat gebeurde na een aanschrijving van de Informatiebeveiligingsdienst, op verzoek van Forum Standaardisatie, op het gebied van security. Forum Standaardisatie had 2 verbeterpunten gevonden voor tilburg.nl.

Steven: ‘Met die verbeterpunten zijn wij aan de slag gegaan. Vervolgens hoorden zij dat we bezig waren met een expertiseteam. Toen heeft Forum Standaardisatie gevraagd of wij onze werkwijze wilden bespreken tijdens een overleg voor rijksorganisaties over het beheer van internetdomeinen. We nemen nu standaard deel aan dit overleg en kunnen op die plek nu bijvoorbeeld vertellen waar gemeenten mee in hun maag zitten’.

Maar de informatie-uitwisseling werkt ook de andere kant op. ‘Je zit met heel veel kennis aan tafel. Daar leren wij ontzettend veel van. Bijvoorbeeld als het gaat om standaarden die je moet hanteren op het gebied van security. Het is een fijne en waardevolle kennisuitwisseling waar wij zeker bij aangehaakt blijven.’

Een aantal laatste tips

Steven en Sander hebben nog wel een aantal tips voor mensen die met hetzelfde bijltje hakken, bijvoorbeeld bij andere gemeenten. Sander: ‘Sta een aantal keren per jaar stil bij de kwaliteit van je website. Schoon hem eens per jaar op, verwijder alle oude meuk en loop de dode links een keer door. Daar heb je genoeg goede tools voor. Het gaat immers ook om de klantbeleving. Dat kan zomaar een smet op je blazoen zijn en een verlies van vertrouwen.’

Steven vult aan: ‘Wacht niet tot iemand hiermee aan de slag gaat, maar doe het zelf. Het is een organisatiebreed probleem waar lastig één iemand voor aan te wijzen valt. Ik heb me lang laten tegenhouden omdat het niet mijn kerntaak was, maar uiteindelijk waren de argumenten die ik aandroeg te sterk. Toen ik dit vraagstuk aan mocht vliegen ben ik daar vol voor gegaan.’