‘Onze applicatie voor e-facturatie maakt ondernemers weer gelukkig’

Content

Bert Tijmensen (UBR) betaalt met code in de Horeca

Gepubliceerd op 27 oktober 2021

Sinds 2017 is e-factureren op basis van NLCIUS verplicht gesteld binnen de Rijksoverheid, maar veel ondernemers konden hier niet goed mee overweg. Bert Tijmensen, informatiearchitect bij de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), bouwde met zijn projectgroep een applicatie die hun leven makkelijker maakte. ‘Iedereen heeft lef en inzet getoond om de applicatie tot een succes te maken.’

Problemen in de horeca

‘In oktober 2019 kwam de programmamanager voor e-facturatie naar mij toe. Hij had her en der binnen de Rijksoverheid het signaal opgevangen dat ondernemers moeite hadden om e-facturen op de juiste manier in te dienen. Dit probleem deed zich vooral voor in de horeca, dus we besloten ons eerst specifiek op deze sector te richten. Veel horecabedrijven zijn klein; het zijn vaak eenmanszaken en kenmerkend daaraan is dat hun facturatie meestal niet is geautomatiseerd. We moesten hen helpen.’

Ontwikkelingsfase

‘De programmamanager benaderde mij omdat ik én actief ben in het inkoop- en facturatiedomein én de beschikking heb over een platform om applicaties op te maken. In 5 dagen tijd heb ik de basis van de applicatie in elkaar gezet. Alles is gebouwd conform de open standaarden die Forum Standaardisatie voorschrijft, waarvan NLCIUS voor e-facturatie de belangrijkste is.

Daarna is het idee gepitcht bij de Portfolioboard Digitalisering Rijks Inkoop; de eerste stap voor het in werking stellen van innovaties. Dit wekte de aandacht van Anike Wildervanck de Blécourt,  die als Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) de problemen van ondernemers al had opgemerkt. We kwamen in een projectgroep terecht, samen met mensen van het bedrijfsvoeringsloket, de financiële administratie en een ondernemer vanuit de horeca. Zo hebben we vanuit verschillende perspectieven samengewerkt om te onderzoeken wat er precies moest komen, hoe het moest werken en of alle belangen vertegenwoordigd waren.’

 

De applicatie voor gebruik in de horeca

De applicatie

‘In februari 2020 werd de applicatie voor het eerst gebruikt. Het werkt heel simpel: een horecaondernemer ontvangt een uitnodiging met code van iemand van de Rijksoverheid. Wanneer hij deze code scant, kan hij zijn factuurgegevens invullen en een foto van de kassabon van de bestelling maken. Vervolgens krijgt hij een e-mail met een link om de e-factuur in te dienen. De software zet de e-factuur bij het verzenden automatisch in het standaard NLCIUS-formaat. Doordat dit volledig op de achtergrond gebeurt, komt er geen technologische kennis vanuit de ondernemer aan te pas.

De eerste keer dat een ondernemer de code scant, moet hij controleren of zijn KvK-nummer juist is ingevuld. Ook moet hij dan zijn btw-nummer en IBAN toevoegen. Alle daaropvolgende keren zijn deze gegevens vooraf al ingevuld.

Dat de applicatie het factureren makkelijker maakt, blijkt wel uit de verhalen die we hebben gehoord. Zo had een restauranteigenaar een accountant ingehuurd voor zijn e-facturatie. Toen hij door ons zelf kon factureren, had hij de accountant niet meer nodig.’

Bert Tijmensen verifieert code bij horecaondernemernemer
Code applicatie voor de horeca

Bert Tijmensen

Informatiearchitect bij de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR).

Bekijk ook de film over de toepassing van standaard NLCIUS.

Documentatie-type