‘Onze applicatie voor e-facturatie maakt ondernemers weer gelukkig’

Bert Tijmensen (UBR) betaalt met code in de Horeca

Gepubliceerd op 27 oktober 2021

Sinds 2017 is e-factureren op basis van NLCIUS verplicht gesteld binnen de Rijksoverheid, maar veel ondernemers konden hier niet goed mee overweg. Bert Tijmensen, informatiearchitect bij de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), bouwde met zijn projectgroep een applicatie die hun leven makkelijker maakte. ‘Iedereen heeft lef en inzet getoond om de applicatie tot een succes te maken.’

Problemen in de horeca

‘In oktober 2019 kwam de programmamanager voor e-facturatie naar mij toe. Hij had her en der binnen de Rijksoverheid het signaal opgevangen dat ondernemers moeite hadden om e-facturen op de juiste manier in te dienen. Dit probleem deed zich vooral voor in de horeca, dus we besloten ons eerst specifiek op deze sector te richten. Veel horecabedrijven zijn klein; het zijn vaak eenmanszaken en kenmerkend daaraan is dat hun facturatie meestal niet is geautomatiseerd. We moesten hen helpen.’

Ontwikkelingsfase

‘De programmamanager benaderde mij omdat ik én actief ben in het inkoop- en facturatiedomein én de beschikking heb over een platform om applicaties op te maken. In 5 dagen tijd heb ik de basis van de applicatie in elkaar gezet. Alles is gebouwd conform de open standaarden die Forum Standaardisatie voorschrijft, waarvan NLCIUS voor e-facturatie de belangrijkste is.

Daarna is het idee gepitcht bij de Portfolioboard Digitalisering Rijks Inkoop; de eerste stap voor het in werking stellen van innovaties. Dit wekte de aandacht van Anike Wildervanck de Blécourt, die als Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) de problemen van ondernemers al had opgemerkt. We kwamen in een projectgroep terecht, samen met mensen van het bedrijfsvoeringsloket, de financiële administratie en een ondernemer vanuit de horeca. Zo hebben we vanuit verschillende perspectieven samengewerkt om te onderzoeken wat er precies moest komen, hoe het moest werken en of alle belangen vertegenwoordigd waren.’

De applicatie

‘In februari 2020 werd de applicatie voor het eerst gebruikt. Het werkt heel simpel: een horecaondernemer ontvangt een uitnodiging met code van iemand van de Rijksoverheid. Wanneer hij deze code scant, kan hij zijn factuurgegevens invullen en een foto van de kassabon van de bestelling maken. Vervolgens krijgt hij een e-mail met een link om de e-factuur in te dienen. De software zet de e-factuur bij het verzenden automatisch in het standaard NLCIUS-formaat. Doordat dit volledig op de achtergrond gebeurt, komt er geen technologische kennis vanuit de ondernemer aan te pas.

De eerste keer dat een ondernemer de code scant, moet hij controleren of zijn KvK-nummer juist is ingevuld. Ook moet hij dan zijn btw-nummer en IBAN toevoegen. Alle daaropvolgende keren zijn deze gegevens vooraf al ingevuld.

Dat de applicatie het factureren makkelijker maakt, blijkt wel uit de verhalen die we hebben gehoord. Zo had een restauranteigenaar een accountant ingehuurd voor zijn e-facturatie. Toen hij door ons zelf kon factureren, had hij de accountant niet meer nodig.’

Bert Tijmensen verifieert code bij horecaondernemernemer

Geluk bij een ongeluk

‘Nog geen maand nadat de eerste e-facturen via de applicatie werden ingediend, volgde een grote tegenslag: de eerste lockdown. Horecaondernemingen moesten opeens sluiten en wisten niet wanneer ze weer open mochten. Het was ook slecht nieuws voor onze applicatie, want de horeca was vooralsnog de enige sector die ermee kon werken. Gelukkig konden we deze rustige periode gebruiken voor verdere ontwikkeling. Zo bleek de lockdown voor ons project uiteindelijk een geluk bij een ongeluk.

De belangrijkste aanpassing is dat we ervoor hebben gezorgd dat alle sectoren gebruik kunnen maken van de applicatie. Dit houdt in dat ieder bedrijf dat nu door de Rijksoverheid wordt benaderd in potentie geholpen kan worden met de e-facturatie. In potentie, want nog lang niet ieder departement gebruikt de applicatie.’

Verdere verspreiding

‘Vanzelfsprekend is ons volgende doel om ervoor te zorgen dat meer departementen de applicatie gaan gebruiken. Momenteel gebruikt de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed, onderdeel van het ministerie van OCW, hem voor al hun bestellingen tot 15.000 euro. Ook andere onderdelen, inclusief het bestuursdepartement van OCW, gebruiken hem zeer frequent. Daarnaast werken de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Binnenlandse Zaken (BZK) ermee. Het wordt dus nog niet heel breed gebruikt binnen de Rijksoverheid, maar het begin is er. Bij de overige departementen is er wel veel belangstelling, maar voor veel van hen geldt dat ze eerst intern nog moeten uitzoeken hoe ze ermee om kunnen gaan.

Het proces van het aanvragen van een code is heel simpel. De persoon die een bestelling doet, vult een aanvraagformulier in waarin alle informatie over de bestelling wordt doorgegeven. Een medewerker van het bedrijfsvoeringsloket controleert deze informatie. Wanneer hij akkoord geeft, wordt de code voor de ondernemer gegenereerd en naar de aanvrager gestuurd. Departementen vinden het op dit moment vooral nog lastig om te bepalen wie degene moet zijn die de informatie over de bestelling moet controleren. Terwijl het gebruik van de applicatie zoveel voordelen oplevert. Ik zou zeggen: hoe sneller departementen overgaan, hoe beter.’

Succes

‘De applicatie is nu anderhalf jaar actief. In de tussentijd zijn wat kleine aanpassingen geweest, maar in de basis werkte alles vanaf het begin goed. Eens in de zoveel tijd – eerst eens per maand, nu eens per kwartaal – is er een wijzigingsoverleg met alle partijen die mee hebben geholpen aan de ontwikkeling. Hier worden wensen en klachten gedeeld. In het meest recente overleg werd geen enkele klacht gemeld.
De belangrijkste reden achter dit succes is, denk ik, dat er zoveel mensen bij de ontwikkeling betrokken zijn geweest. Iedereen heeft gewerkt vanuit zijn eigen invalshoek en we waren van begin af aan enthousiast. We zijn klein begonnen, hebben altijd groot gedacht, en zijn nu steeds verder aan het opschalen. Zo hebben we in korte tijd veel bereikt binnen de traditionele stugge, trage overheid. En nog belangrijker: we hebben ondernemers geholpen om op de juiste manier, op basis van NLCIUS, te factureren en sneller geld te ontvangen voor hun geleverde diensten.’

Vragen over een standaard? Neem contact op met Forum Standaardisatie. Benieuwd welke standaarden u kunt en/of moet implementeren? Gebruik onze beslisboom of download de bestekteksten voor inkopers.