Aanvullende onderzoeken actualiteit standaarden (versies) op lijst open standaarden

Vergadering: Forum Standaardisatie 27 september 2023

Agendapunt: 3C

Documentnummer: FS-20230927.3C

Download hier de PDF versie van dit aanvullend onderzoek. Wij kunnen de digitale toegankelijkheid van het PDF bestand niet garanderen.

Rechten: CC0 publieke domein verklaring

Deze notitie adresseert de behoefte voor het uitvoeren van aanvullende onderzoeken om de actualiteit van standaarden (versies) te borgen op de lijst open standaarden van Forum Standaardisatie. Een hogere actualiteit bevordert de kwaliteit en informatievoorziening van de lijst open standaarden en draagt bij aan stimuleren van adoptie van standaarden.

Het onderzoek wil verschillende mechanismes onderzoeken om kleine wijzigingen te kunnen doorvoeren op de lijst open standaarden zonder dat een volledige toetsingsprocedure wordt aangewend maar wel met behoud van de zorgvuldigheid van Forum Standaardisatie.

Aanleiding

Het Bureau Forum Standaardisatie signaleert al enige tijd dat standaarden vaker en meer een kort-cyclisch verloop kennen. Nieuwe versies van standaarden volgen elkaar in hoger tempo op. Ook het type wijzigingen in de standaarden is niet altijd even ingrijpend, zeker als het gaat om standaarden met kort-cyclisch verloop: niet elke versiewijziging heeft evenveel impact op toepassing of op draagvlak.

Bij de aanmelding van wijzigingen van Geo-standaarden (Intakeadvies wijzigingen Geo-standaarden; september 2023) heeft de indiener Geonovum een concrete wens geuit om mogelijkheden na te gaan om zogenoemde ‘kleine’ versiewijzigingen van standaarden anders dan via een volledige toetsingsprocedure door te voeren op de lijst open standaarden.

Advies: instellen aanvullend onderzoek

De Stuurgroep Open Standaarden adviseert het Forum Standaardisatie om twee aanvullende onderzoeken op te starten om de actualiteit van standaarden (versies) op de lijst open standaarden te verbeteren binnen de zorgvuldigheid van de open toetsingsprocedure van het Forum Standaardisatie. Het betreft:

• onderzoek de mogelijkheid voor (een equivalent van) het toekennen van een predicaat ‘uitstekend beheer’ aan een Nederlandse, daarvoor aangewezen proxy in het geval van een standaard met een internationale beheerorganisatie;
• onderzoek een methodologie voor het vereenvoudigen van het doorvoeren van zogenoemde kleine versiewijzigingen (bijvoorbeeld y- of z-releases) om de actualiteit van standaarden op de lijst open standaarden te verbeteren, in situaties waar het predicaat ‘uitstekend beheer’ niet van toepassing is, zonder daarbij in te leveren op de zorgvuldigheid zodat de toetsende rol van het Forum Standaardisatie gewaarborgd is.

Aanvullend onderzoek vindt plaats in het kader van Doorontwikkeling van lijst open standaarden.

Buiten scope

Het onderzoek naar andere mechanismes om kleine wijzigingen te kunnen doorvoeren op de lijst open standaarden zonder een volledige toetsingsprocedure betekent niet dat Forum Standaardisatie per se de releases van nieuwe versies van standaarden actief gaat monitoren.

Rationale

Er is een trend dat versies van standaarden vaker en meer kort-cyclisch verloop hebben. Nieuwe versies volgen elkaar in hogere frequentie op. Dergelijke wijzingen in de nieuwe versies kunnen minder ingrijpend zijn voor het gebruik van de standaard, zowel voor het toepassingsgebied als voor het draagvlak (in welke mate raakt de wijziging de overheidsorganisaties die de standaard gebruiken). De verwachting is dat deze kort-cyclische versies in de toekomst vaker gaan voorkomen.

Borgen actualiteit lijst open standaarden

De toetsingsprocedure na een aanmelding of wijziging van een standaard borgt de zorgvuldigheid waarmee het Forum Standaardisatie een status toekent aan standaarden. De toetsingsprocedure kost zodanig tijd, dat het risico ontstaat dat het gat tussen release en aanpassing van de meest recente versie van de standaard op de lijst open standaarden eerder groter dan kleiner wordt, zeker bij standaarden met een kort-cyclisch verloop.

Voor versiewijzigingen (in geval van kort-cyclisch verloop of met gering impact) kunnen andere mechanismes dan een toetsingsprocedure voldoen om de zorgvuldigheid te handhaven en tegelijkertijd de informatievoorziening van de lijst aan de gebruikers zo actueel mogelijk te houden.

Niet alleen predicaat ‘uitstekend beheer’

Het Forum Standaardisatie heeft met het predicaat ‘uitstekend beheer’ een mechanisme voor het actualiseren van versiewijzigingen op de lijst open standaarden zonder dat per versiewijziging een volledige toetsingsprocedure hoeft te worden doorlopen. Het Forum Standaardisatie kent aan beheerorganisaties die hierom verzoeken, het predicaat ‘uitstekend beheer’ toe als voldoende is voldaan aan de relevante criteria uit de toetsingsprocedure, i.h.b. de criteria bij het hoofdcriterium ‘open standaardisatie proces’.

Dit mechanisme is niet altijd toereikend, zeker niet voor standaarden met een internationale beheerorganisatie. Het predicaat ‘uitstekend beheer’ wordt in de praktijk toegekend aan Nederlandse beheerorganisaties. De invloed van internationale standaarden neemt steeds meer toe, mede onder invloed van beleid uit Europa. Dit is ook terug te zien aan toename van internationale standaarden op de lijst open standaarden. Verwachting is dat er meer internationale standaarden op de lijst open standaarden komen, met een kort-cyclisch verloop in versies. Voor deze versiewijzigingen is een volledige toetsingsprocedure nodig om de gangbare versie van de standaard gelijk te trekken om de versie die het Forum verplicht (‘pas toe of leg uit’-verplichting) of aanbeveelt, ook omdat een internationale beheerorganisatie niet in de praktijk geen predicaat ‘uitstekend beheer’ toegekend krijgt. Het onderzoek wil nagaan of andere mechanismes de kwaliteit van informatievoorziening van de lijst open standaarden in deze cases kunnen borgen.

Praktijkvoorbeelden

Recent voorbeeld voor achterblijvende actualiteit op de lijst open standaarden is de versiewijzigingen van GeoPackage (onderdeel van de Geo-standaarden):

• versie 1.2 is de vigerende versie op de lijst;
• Geonovum heeft een versiewijziging aangemeld om GeoPackage op de lijst open standaarden te actualiseren naar de huidige versie 1.3.1 (Intakeadvies september 2023);
• de beheerorganisatie van GeoPackage heeft inmiddels versie 1.4 in consultatie gehad.

Een voorbeeld voor een versiewijziging met minder hoge impact is de versiewijziging van VISI (standaard voor bouwen en wonen) van versie 1.4 naar 1.6. VISI 1.6 kende minimale wijzigingen: de wijzigingen richtten zich vooral op betere gebruikerservaringen en hogere uitwisselbaarheid van gegevens en documenten.