Opzet Monitor Open standaarden 2021

Vergadering: Forum Standaardisatie 9 december 2020

Agendapunt: 4C3

Documentnummer: FS-20201209.4C3

Download hier de PDF versie van dit vergaderstuk. Wij kunnen de digitale toegankelijkheid van het PDF bestand niet garanderen.

Rechten: CC0 publieke domein verklaring

Opzet van de Monitor Open standaarden 2021

De Monitor Open standaarden 2021, het jaarlijkse onderzoek naar het gebruik van open standaarden van het Forum Standaardisatie, bestaat uit drie onderdelen:

1. Aanbestedingen: vragen de aanbestedende diensten om alle verplichte open standaarden die van toepassing zijn?
2. Voorzieningen: hoe staat het met de toepassing van de verplichte open standaarden in centrale overheidsvoorzieningen?
3. Gebruiksgegevens: wat is er nog meer bekend over het gebruik van de standaarden van de ‘pas toe of leg uit’-lijst?

Nieuwe elementen in de voorgestelde opzet voor de meting in 2021 zijn:

• vervolg van experiment met digitale ondersteuning van de selectie van te beoordelen aanbestedingen;
• een eerste onderzoek naar open standaarden bij opdrachten onder raamovereenkomsten;
• het voorzieningenonderzoek is sinds vorig jaar anders opgezet: dit jaar de tweede set voorzieningen;
• verkenning van de mogelijkheid om resultaten (ook) interactief te publiceren en daarmee overheden de gelegenheid te bieden voor inhoudelijke argumentatie en aanvulling (als variant op ‘leg uit’);
• ontwikkelen van een nieuwe, geheel Digitoegankelijke wijze van rapporteren (inclusief vormgeving).

[A] Aanbestedingen

1. Onderzoek van aanbestedingen op basis van openbare documenten (pas toe)
   
   1. De te beoordelen aanbestedingen worden reeds verzameld (Q3+Q4 van 2019 en Q1+Q2 van 2020) van TenderNed.nl, op basis van dezelfde selectiecriteria als de voorgaande jaren.
   2. Daarbij past TNO, naast de handmatige selectie, het inmiddels ontwikkelde ‘keyword-script’ voor digitale selectie toe, evalueert de resultaten daarvan en past dan de set keywords zo nodig aan.
   3. Het keyword-script kan substantieel verbeterd worden door ook de stukken van elke aanbesteding te doorzoeken, daarvoor zouden deze geautomatiseerd gedownload moeten kunnen worden, waarna het ‘keyword-script’ verder ontwikkeld en aangescherpt kan worden.
   4. Het verzamelen van aanbestedingen (zie bij a.) leidt tot een ruwe selectie van aanbestedingen. ICTU meldt de betreffende aanbesteders per email dat hun aanbesteding op de groslijst geplaatst is. Indien de openbare stukken niet meer beschikbaar zijn, vraagt ICTU deze zo mogelijk op.
   5. Na de second opinion-sessie (zie h.) stuurt ICTU de aanbesteders van alle aanbestedingen die uiteindelijk onderzocht zijn een email met de beoordeling (en relevante/gevraagde standaarden). Als de aanbesteders naar aanleiding daarvan een gesprek wensen dan wordt dat gevoerd door ICTU, de beoordelaar en BFS. Een reactie is welkom, en wordt die vóór een bepaalde datum toegestuurd dan kan die mogelijk nog meegenomen worden (de beoordelaars zullen dan bezien of de reactie aanleiding is om hun beoordeling aan te passen).
   6. Streefaantallen uiteindelijk: 35 aanbestedingen van de Rijksoverheid + 35 van mede-overheden.
   7. Naar aanbestedingen voor raamovereenkomsten wordt een apart onderzoek uitgevoerd. Begin 2021 overleggen ICTU, BFS en BZK over de stappen in het voortraject (overleg door BZK en BFS met een aantal betrokken partijen) en over de aanpak van het onderzoek.
   8. Op alle aanbestedingen van (alleen) de Rijksoverheid wordt een tweede beoordeling uitgevoerd, de eerste en tweede beoordeling worden vergeleken en besproken, waarbij BFS aanwezig is.
   9. De definitieve beoordelingen Rijksoverheid stuurt ICTU naar BFS, met een toelichting/motivatie.
   10. In een bijlage worden alle onderzochte aanbestedingen vermeld (inclusief relevante / gevraagde standaarden en beoordeling), inclusief de onderzochte aanbestedingen van mede-overheden.
2. Audit van jaarverslagen (leg uit): voor alle organisaties die bij een aanbestedingen in 2020 (Q1+Q2 o.b.v. onderzoek vorig jaar, Q3+Q4 o.b.v. onderzoek dit jaar) niet om alle relevante standaarden hebben gevraagd wordt nagegaan in hoeverre zij in het jaarverslag over 2020 daarover expliciet verantwoording hebben afgelegd.

[B] Voorzieningen

3. Sinds vorig jaar onderzoeken wij op een andere manier in hoeverre centrale overheidsvoorzieningen gebruik maken van de open standaarden die daarvoor relevant zijn. De voorzieningen zijn in twee sets onderverdeeld, die om en om worden onderzocht: de 20 voorzieningen waarbij in belangrijke mate gegevensuitwisseling plaatsvindt tussen overheden worden dit jaar onderzocht. (De 17 voorzieningen waarbij interactie met burgers/bedrijven belangrijk is zijn vorig jaar onderzocht.)
4. Net als in voorgaande jaren onderzoeken we welke open standaarden relevant zijn, in hoeverre de voorziening daaraan op dit moment voldoet en indien niet of er expliciete plannen zijn om daaraan binnenkort te gaan voldoen.

[C] Gebruiksgegevens

5. De overige gebruiksgegevens van de standaarden van de ‘pas toe of leg uit’ lijst worden verzameld door het Bureau Forum Standaardisatie, daar waar beschikbaar. Hiermee wordt gestart in februari 2021, de definitieve informatie wordt uiterlijk 1 mei 2021 aangeleverd. ICTU coördineert de activiteiten, bewerkt de ruwe teksten en stelt de rapportage samen.
6. BFS levert per standaard aan: gegevens over het gebruik, en over de toe- of afname van het gebruik.
7. Daarnaast levert BFS de rapportage aan over de Meting IV-standaarden van begin 2021. Deze rapportage wordt als bijlage in de Monitor 2021 opgenomen.
8. De onderzoekers nemen op basis van deze twee rapportages een korte samenvatting van de resultaten (met eigen kwalificaties) over gebruiksgegevens op in de hoofdtekst, en daarnaast een paragraaf in de Managementsamenvatting.

[D] Rapportage

9. In samenwerking met BFS verkennen wij de mogelijkheid om de monitor-resultaten per organisatie (ook) interactief te publiceren, al dan niet op een apart platform,, en overheden zo een nieuwe gelegenheid te bieden om deze te voorzien van hun inhoudelijke argumenten en aanvulling (als variant op 'leg uit');
10. Het eindrapport zal DigiToegankelijk zijn. Het wordt totnutoe jaarlijks als een PDF-document opgeleverd. Dit jaar ontwikkelen wij samen met BFS een nieuwe, geheel Digitoegankelijke wijze van rapporteren (inclusief vormgeving).

Budget en planning

Het totale budget voor de hiervoor beschreven opzet schatten wij ruwweg op € 245.000 à 270.000, maar een zorgvuldige calculatie hebben we nog niet kunnen maken. Deze bedragen zijn dus onder voorbehoud: voor de definitieve offerte moeten wij eerst met de in te huren experts overleggen. De kosten voor het onderdeel ‘geheel nieuwe, Digitoegankelijke rapportage en vormgeving’ kunnen pas in de loop van volgend jaar ingeschat worden en zijn hier dus sowieso nog PM.

Het concept-rapport wordt in september opgeleverd en de belangrijkste resultaten worden mondeling toegelicht in de Forum-vergadering van oktober 2021. Het definitieve rapport wordt daarna opgeleverd, zodat het besproken kan worden in het ODBO.