Opdracht Monitor Open standaarden 2020

Content

Agendapunt: FS-20200304.5E

Documentnummer: 5E

Download hier de PDF versie van dit vergaderstuk. Wij kunnen de digitale toegankelijkheid van het PDF bestand niet garanderen.

Rechten: CC0 publieke domein verklaring

Aan

Désirée Castillo Gosker Ludwig Oberendorff

Van

Jaap Korpel Joost Vreuls

Datum

20 februari 2020

Opzet van de Monitor Open standaarden 2020 - definitief

De Monitor Open standaarden 2020, het jaarlijkse onderzoek naar het gebruik van de verplichte open standaarden (‘pas toe of leg uit’) van het Forum Standaardisatie, zal dit jaar wederom bestaan uit drie onderdelen:

  • A. Aanbestedingen: vragen de aanbestedende diensten om alle verplichte open standaarden?
  • B. Voorzieningen: hoe staat het met het gebruik van de verplichte open standaarden in centrale overheidsvoorzieningen?
  • C. Gebruiksgegevens: wat is er nog meer bekend over het gebruik van de standaarden van de ‘pas toe of leg uit’-lijst?

Voor het selecteren van te beoordelen aanbestedingen wordt geëxperimenteerd met een nieuwe werkwijze, en het voorzieningenonderzoek zal anders worden opgezet dan voorheen.

[A] Aanbestedingen

  • 1. Onderzoek van aanbestedingen op basis van openbare documenten (pas toe)
    • De te beoordelen aanbestedingen worden reeds verzameld (Q3+Q4 van 2019 en Q1+Q2 van 2020) van TenderNed.nl, op basis van dezelfde selectiecriteria als de voorgaande jaren.
    • Vóór juli 2020 voert TNO een experiment uit om aanbestedingen op een andere manier te selecteren, gebruik makend van digitale selectie en machine learning.
    • Het verzamelen van aanbestedingen (genoemd onder a.) leidt tot een eerste ruwe selectie van aanbestedingen. ICTU meldt de betreffende aanbesteders per email dat hun aanbesteding op de groslijst is Indien de openbare stukken niet meer beschikbaar zijn, vraagt ICTU deze bij de aanbesteder op.
    • Na de second opinion-sessie (zie g.) stuurt ICTU de aanbesteders van alle aanbestedingen die uiteindelijk onderzocht zijn een email met de beoordeling en de relevante/gevraagde standaarden. Als de aanbesteders naar aanleiding daarvan een gesprek wensen dan wordt dat gevoerd door ICTU, de beoordelaar en BFS. Een reactie is welkom, en als die vóór een bepaalde datum toegestuurd wordt dan kan die mogelijk nog meegenomen worden (de beoordelaars zullen dan bezien of de reactie voor hen aanleiding is om hun beoordeling aan te passen).
    • Streefaantallen uiteindelijk: 35 aanbestedingen van de Rijksoverheid + 35 van mede-
    • Aanbestedingen voor raamovereenkomsten worden niet Vóór de zomer van 2020 bespreekt ICTU met BFS (en Forum) welke mogelijkheden er zijn om deze toch te onderzoeken.
    • Op alle aanbestedingen van (alleen) de Rijksoverheid wordt een tweede beoordeling uitgevoerd, de eerste en tweede beoordeling worden vergeleken en besproken, waarbij BFS aanwezig is.
    • In de rapportages wordt niet langer onderscheid gemaakt tussen 'cruciale' en 'niet-cruciale' relevante standaarden (binnen de categorie 'deel van relevante open standaarden gevraagd').
    • De definitieve beoordelingen Rijk stuurt ICTU naar BFS, met een uitgebreidere toelichting/motivatie.
    • In een bijlage worden alle onderzochte aanbestedingen vermeld (inclusief relevante / gevraagde standaarden en beoordeling), inclusief de onderzochte aanbestedingen van mede-overheden.
  • 2. Audit van jaarverslagen (leg uit): voor alle organisaties die bij één of meer aanbestedingen in 2019 (Q1+Q2 o.b.v. onderzoek vorig jaar, Q3+Q4 o.b.v. onderzoek dit jaar) niet om alle relevante standaarden hebben gevraagd wordt nagegaan in hoeverre zij in het jaarverslag over 2019 daarover expliciet verantwoording hebben afgelegd.

[B] Voorzieningen

  • 3. Dit jaar onderzoeken wij op een andere manier dan in voorgaande jaren in hoeverre centrale overheidsvoorzieningen gebruik maken van de open standaarden die daarvoor relevant zijn.
  • 4. We maken een nieuwe selectie van generieke voorzieningen, onderverdeeld in twee categorieën: voorzieningen waarbij interactie met burgers/bedrijven belangrijk is (informatie- en/of loket-functie) en voorzieningen waarbij in belangrijke mate gegevensuitwisseling plaatsvindt tussen overheden (en dus interoperabiliteit cruciaal is). Het ene jaar onderzoeken wij de voorzieningen uit de ene categorie, het andere jaar de voorzieningen uit de andere categorie.
  • 5. Net als in voorgaande jaren onderzoeken we welke open standaarden relevant zijn, in hoeverre de voorziening daaraan op dit moment voldoet en indien niet of er expliciete plannen zijn om daaraan binnenkort te gaan voldoen.

[C] Gebruiksgegevens

  • 6. Ook in 2020 zullen de overige gebruiksgegevens van de standaarden van de ‘pas toe of leg uit’ lijst verzameld worden door het Bureau Forum Standaardisatie, daar waar beschikbaar. Deze informatie wordt uiterlijk 1 juni 2020 ICTU coördineert de activiteiten en stelt de rapportage samen.
  • 7. BFS levert per standaard aan: gegevens over het gebruik, en de toename of afname van het
  • 8. Daarnaast levert BFS de rapportage aan over de meting IV-standaarden van begin Deze rapportage wordt als bijlage in de Monitor 2020 opgenomen.
  • 9. De onderzoekers nemen op basis van deze twee rapportages een korte samenvatting van de resultaten (met eigen kwalificaties) over gebruiksgegevens op in de hoofdtekst, en daarnaast een paragraaf in de Managementsamenvatting.

[D] Rapportage

  • 10. Het eindrapport zal DigiToegankelijk zijn, het wordt als PDF-document Daarnaast wordt (apart) ook een Analyse naar organisatie gemaakt en opgeleverd.
  • 11. In samenwerking met BFS onderzoeken wij vóór oktober 2020 de mogelijkheden om de resultaten (ook) in een andere vorm beschikbaar te stellen: al dan niet op een ander platform, in een andere vorm en/of met meer mogelijkheden voor interactie met de overheden waarover het onderzoek gaat.

Budget en planning

Het totale budget voor de hiervoor beschreven opzet schatten wij ruwweg op € 210.000 à 220.000, maar een zorgvuldige calculatie hebben we nog niet kunnen maken. Deze bedragen zijn dus onder voorbehoud: voor de definitieve offerte moeten wij eerst met de in te huren experts overleggen.

Het concept-rapport wordt eind september opgeleverd en de belangrijkste resultaten worden mondeling toegelicht in de Forum-vergadering van 7 oktober 2020. Het definitieve rapport wordt daarna opgeleverd, zodat het besproken kan worden in het ODBO.

Aanvullend onderzoek: Knelpunten bij de adoptie en mogelijke oplossingsrichtingen

Naast de monitor voeren wij – apart – op zeer korte termijn een verkenning uit naar de mechanismen en hindernissen die een snellere en verdere adoptie van de standaarden van de lijst in de weg staan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de verschillende eerdere analyses. De verkenning wordt uitgevoerd door experts die ook de monitor-onderzoeken hebben uitgevoerd. De rapportage over de knelpunten bij adoptie wordt in Q2 van 2020 opgeleverd.

Vervolgens wordt een nadere analyse gemaakt van mogelijke oplossingsrichtingen om deze hindernissen en knelpunten weg te nemen. De bevindingen en suggesties worden getoetst in een aantal gesprekken (zowel over aanbesteden als over centrale overheidsvoorzieningen). Het advies over mogelijke opossingsrichtingen wordt in september 2020 opgeleverd.

De kosten van (beide onderdelen van) dit aanvullend onderzoek schatten wij op € 30.000 à € 35.000.

Documentatie-type

vergaderstuk