PDF (NEN-ISO)

PDF (NEN-ISO) moet worden toegepast op de uitwisseling en publicatie van niet- of beperkt reviseerbare documenten.

Nederlandse overheden (Rijk, provincies, gemeenten en Waterschappen) en instellingen uit de (semi-) publieke sector.

PDF is een format voor de uitwisseling van documenten die bedoeld zijn om op te slaan of af te drukken, en waarvan de pagina opmaak vastligt. Het uitgangspunt van PDF is dat gebruikers documenten kunnen uitwisselen, opslaan en afdrukken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze zijn gemaakt. Een PDF document ziet er op alle apparaten en in alle omgevingen hetzelfde uit.

PDF is minder geschikt voor het publiceren van online informatie die veel op mobiele apparaten wordt bekeken.

Een PDF bestand bevat een complete beschrijving van de pagina's waaruit het document bestaat, inclusief tekst, lettertypen, afbeeldingen en opmaak.

We zien PDF vaak als één bestandsformaat maar PDF kent vele versies. ISO onderhoudt de algemene versies PDF 1.7 en 2.0. Daarnaast heeft ISO een aantal PDF formats gespecificeerd voor specifieke toepassingen, zoals PDF/A-1 en PDF/A-2 voor duurzame toegankelijkheid (archivering) en PDF/UA voor digitale toegankelijkheid.

De ISO versies PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF 1.7 staan op de 'pas toe of leg uit' lijst van het Forum Standaardisatie. PDF/A-1 of PDF/A-2 moet worden toegepast voor duurzaam toegankelijke documenten. PDF 1.7 moet worden toegepast als duurzame toegankelijkheid niet vereist is, en PDF/A-1 en PDF/A-2 onvoldoende functionaliteit bieden. Daarnaast staat PDF/UA op de lijst aanbevolen standaarden. Meer over wanneer je welk format moet toepassen in de paragraaf 'toetsingsinformatie' op deze pagina.

Vaak worden nog oudere versies van PDF gebruikt die niet door ISO worden ondersteund, bijvoorbeeld PDF 1.4, 1.5 en 1.6. Deze versies worden door een leverancier onderhouden, kwalificeren niet als open standaarden en kunnen beter niet worden gebruikt.

Documentbeheer - Draagbaar documentformaat

• Specificatiedocument NEN-ISO 32000-1 (PDF 1.7)
• Specificatiedocument NEN-ISO 19005-1 (PDF/A-1)
• Specificatiedocument NEN-ISO 19005-2 (PDF/A-2)
• Voor rijksambtenaren kosteloos beschikbaar op Lees-Rijk

De PDF Association brengt gebruikers en leveranciers van PDF samen. De Open Preservation Foundation is een kenniscentrum voor duurzaam toegankelijke PDF.

Forum Standaardisatie heeft samen met NOiV de Handreiking Open Documentformaten gepubliceerd.

Op de website van het Forum Standaardisatie staat een handleiding voor het produceren van duurzaam toegankelijke PDF.

Het Europese project PREFORMA heeft een open source PDF/A checker gepubliceerd:

• Vera PDF-conformiteitschecker van het Europese project PREFORMA

Daarnaast zijn online de volgende PDF checkers beschikbaar:

• PDF Validator Online Tool
• PDF/A validation tools

Dit zijn geen formele of normatieve conformiteitstesten.

De ISO standaarden PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF 1.7 zijn op verschillende momenten aangemeld en op de 'Pas toe of leg uit'-lijst van het Forum Standaardisatie geplaatst. Daarnaast staan er nog andere documentstandaarden op de lijst van het Forum Standaardisatie, waaronder PDF/UA (aanbevolen), ODF (verplicht) en EPUB (aanbevolen). Welke documentstandaard moet worden toegepast hangt af van de situatie, zoals deze 'Beslisboom in PDF' laat zien. De 'Beslisboom' neemt je door de volgende overwegingen heen:

1. Voordat je een document op je website gaat zetten, vraag je dan eerst af of het echt op de website moet. Is het duidelijk voor wie het document bestemd is, wat de ontvanger eraan heeft en welke (re)actie je van hem of haar verwacht? Als je hier geen duidelijk antwoord op hebt, overweeg dan om het document niet te plaatsen. Je lezers worden al overladen met informatie!

2. Bedenk ook of een document wel de beste vorm is om de informatie op de website te publiceren. Vaak is er geen goede reden waarom je informatie als document moet aanbieden behalve dat het makkelijk is. Het kan vaak even goed of zelfs beter in een webpagina. Webpagina's hebben voordelen tegenover documenten die je op een website zet. Ze zien er beter uit op mobiele apparaten, zijn beter vindbaar, ze houden bezoekers op je site, je kan er analytics op doen, en...ze zijn makkelijker toegankelijk te maken.

3. Als je de informatie echt als document moet publiceren, is het dan de bedoeling dat de ontvanger je document bewerkt? Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als je een spreadsheet publiceert. Publiceer het document dan in ieder geval ook in ODF. Vermijd publicatie in alleen een leveranciersafhankelijk format zoals Excel of Word.

4. Meestal hoeft de ontvanger het document niet te bewerken. Beoordeel hoeveel van je gebruikers het document op mobiele apparaten zullen bekijken. Bedenk dat 50% van het bezoek op overheidswebsites tegenwoordig al van smartphones en tablets komt! Het open standaard format EPUB 3.0 past zich veel beter aan op verschillende mobiele apparaten dan PDF. Moderne browsers kunnen EPUB 3.0 lezen, net als de meeste (PDF) readers. Overweeg daarom EPUB 3.0 als serieus alternatief.

5. Een document op een overheidswebsite moet vrijwel altijd voldoen aan de digitale toegankelijkheidswetgeving. In een enkel geval kan er zich een uitzondering voordoen. Publiceer het document dan tenminste in PDF/A format zodat het een duurzaam toegankelijk open standaard format heeft. Zowel PDF/A-1 als PDF/A-2 zijn goed.

6. Als je software PDF/UA ondersteunt, gebruik dan dit format. PDF/UA is een digitaal toegankelijk PDF format. Als het document ook te archiveren moet zijn, dan heb je twee opties. Als je software het toelaat kun je een document maken dat aan zowel de PDF/UA als de PDF/A-2 standaard voldoet. Lukt dat niet, dan kun je het document ook afzonderlijk in PDF/UA en PDF/A publiceren.

7. Als publicatie in PDF/UA geen optie is, publiceer dan in PDF/A-1a of PDF/A-2a (beiden zijn goed) en zorg dat het document voldoet aan de WCAG 2.1 toegankelijkheidsrichtlijnen.

Bedenk dat het ook mogelijk is om informatie in meer dan één format aan te bieden, bijvoorbeeld in HTML voor het lezen op mobiele afdrukken en in PDF voor afdrukken.

Het Nationaal Archief heeft overigens ook een handleiding voorkeursformaten. Deze richt zich specifiek op duurzame toegankelijkheid maar komt in grote lijnen overeen met de overwegingen hierboven. Ook het Nationaal Archief adviseert om voor documenten zoveel mogelijk open standaarden te gebruiken zoals PDF/A en ODF.

18-11-2009

Bij investering in systemen en software waarbij niet-reviseerbare of beperkt-reviseerbare documenten worden gemaakt, bewerkt, gepubliceerd of gearchiveerd. Bijvoorbeeld kantoorsoftware, multifunctionele printerscanners of documentgeneratiesystemen.