PDF (NEN-ISO)

Pdf is een format voor documenten. In een pdf-bestand is de exacte opmaak van het document vastgelegd. Uw informatie ziet er daardoor altijd hetzelfde uit, op elk apparaat. Gebruik pdf als de ontvangers van uw documenten ze in hun oorspronkelijke vorm willen reproduceren. Bijvoorbeeld voor een drukkerij.

Inhoudsopgave

    Content

    Status

    Lijst status
    • ‘Verplicht (pas toe of leg uit’) betekent dat de standaard verplicht moet worden uitgevraagd en toegepast volgens de Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten.
    • ‘Aanbevolen’ betekent dat dit een gangbare of opkomende standaard is waarvan het Forum Standaardisatie het gebruik aanbeveelt.
    • ‘In behandeling’ wil zeggen dat de standaard wordt getoetst voor opname op de lijst.
    • ‘Archief’ betekent in het verleden op de lijst gestaan heeft of in behandeling geweest is en nu niet (meer) verplicht of aanbevolen is.
    Verplicht (pas toe leg uit)
    Functioneel toepassingsgebied

    Beschrijft de toepassing(en) waarvoor het gebruik van de standaard verplicht is of aanbevolen wordt (afhankelijk van de lijststatus).

    PDF (NEN-ISO) moet worden toegepast op de uitwisseling en publicatie van niet- of beperkt reviseerbare documenten.
    Organisatorisch werkingsgebied

    Benoemt de organisaties waarvoor de verplichting geldt.

    Nederlandse overheden (Rijk, provincies, gemeenten en Waterschappen) en instellingen uit de (semi-) publieke sector.
    Europese status

    ‘Ja’ betekent dat de standaard is erkend door het Multi Stakeholder Platform on ICT Standardisation van de Europese Commissie.
    Ja

    Nut en werking

    Typering
    Formaat documentpublicatie
    Nut

    PDF is een format voor de uitwisseling van documenten waarvan de pagina opmaak vastligt, die bedoeld zijn om op te slaan en af te drukken. Een PDF document ziet er op alle apparaten en in alle omgevingen hetzelfde uit.

    PDF is minder geschikt voor het publiceren van online informatie die veel op mobiele apparaten wordt bekeken.
    Werking

    PDF is een documentformat dat in eerste plaats bedoeld is om af te drukken. Een PDF bestand legt exact de opmaak vast van de pagina's waaruit een document bestaat.

    Daarnaast kan een PDF document interne code ('tags' in het Engels) bevatten die informatie geeft over de inhoud en de structuur van het document. Die code zie je niet, maar helpt PDF readers om door het document te navigeren en helpt schermlezers om het document voor te lezen.

    We hebben het vaak over PDF alsof het één bestandsformaat is, maar PDF kent vele versies. ISO beheert de algemene versies PDF 1.7 en 2.0. Daarnaast heeft ISO voor specifieke toepassingen aanvullende eisen vastgelegd, zoals PDF/A-1 en PDF/A-2 voor duurzame toegankelijkheid (archivering) en PDF/UA voor digitale toegankelijkheid.

    De ISO versies PDF 1.7, PDF/A-1 en PDF/A-2 staan op de 'pas toe of leg uit' lijst van het Forum Standaardisatie. PDF/A-1 of PDF/A-2 moet worden toegepast voor duurzaam toegankelijke documenten. PDF 1.7 moet worden toegepast als duurzame toegankelijkheid niet vereist is, en PDF/A-1 en PDF/A-2 onvoldoende functionaliteit bieden. Daarnaast staat de ISO standaard PDF/UA op de lijst aanbevolen standaarden voor PDF bestanden die digitaal toegankelijk moeten zijn.

    Vaak worden nog oudere versies van PDF gebruikt die niet door ISO worden ondersteund, bijvoorbeeld PDF 1.4, 1.5 en 1.6. Deze versies worden door een leverancier onderhouden en kwalificeren niet als open standaard.

    Omdat PDF 1.x versies achterwaarts compatibel zijn, vormt het gebruik van oudere PDF versies in de praktijk geen probleem voor de uitwisselbaarheid. Maar PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF/UA stellen bijzondere eisen aan het PDF bestand, dus hiervoor kan je nooit zonder meer een oudere PDF versie gebruiken.

     

     
    Domein
    Trefwoorden

    Detailinformatie

    Volledige naam

    Documentbeheer - Draagbaar documentformaat
    Versie
    Specificatiedocument

    Voor Rijksambtenaren zijn deze specificaties kosteloos beschikbaar op Lees-Rijk
    Beheerorganisatie
    ISO

    Toepassing

    Community

    Organisaties waar men terecht kan voor adoptieondersteuning, best practices, use cases en informatie over de standaard.

    De PDF Association brengt gebruikers en leveranciers van PDF samen.

    De Open Preservation Foundation is een kenniscentrum voor duurzaam toegankelijke PDF.

    De Pleio community Digitaal Toegankelijk heeft een speciaal forum over PDF en digitale toegankelijkheid
    Hulpmiddelen

    Vrij beschikbare hulpmiddelen en software die de adoptie van de standaard ondersteunen. Dit kunnen zijn: referentie-implementaties, open source libraries, test tools, e.d.

    Forum Standaardisatie publiceerde samen met NOiV de Handreiking Open Documentformaten. Dit is een oudere publicatie uit 2011, maar bevat nog altijd veel nuttige informatie.

    De OpenState Foundation biedt een beslistool aan die je helpt het juiste documentformat te kiezen, afhankelijk van het doel en de toepassing van de informatie die je wilt publiceren.

    Op de Pleio website Digitaal Toegankelijk staat een handleiding voor het produceren van duurzaam toegankelijke PDF.
    Conformiteitstest

    VeraPDF is een Europese open source validator voor PDF/A. VeraPDF kan worden gedownload op GitHub.

    Daarnaast is er online een aantal PDF validators beschikbaar:

    Sinds 2021 bestaat er een Nederlandse digitale toegankelijkheidschecker voor PDF bestanden.

    Dit zijn geen formele of normatieve conformiteitstesten.

    Toetsingsinformatie

    Toelichting bij opname

    De ISO standaarden PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF 1.7 zijn op verschillende momenten aangemeld en op de 'Pas toe of leg uit'-lijst van het Forum Standaardisatie geplaatst. Daarnaast staan er nog andere documentstandaarden op de lijst van het Forum Standaardisatie, waaronder PDF/UA (aanbevolen), ODF (verplicht) en EPUB (aanbevolen).

    Welke documentstandaard moet worden toegepast hangt af van de situatie. De Open State Foundation biedt de beslistool openpubliceren.nl aan die je helpt het beste documentformat te kiezen, afhankelijk van het doel van de informatie die je wilt publiceren.

    Bedenk dat het ook mogelijk is om informatie in meer dan één format aan te bieden, bijvoorbeeld in HTML voor het lezen op mobiele afdrukken en in PDF voor afdrukken.

    Het Nationaal Archief heeft een eigen handleiding voorkeursformaten. Deze richt zich specifiek op duurzame toegankelijkheid maar komt in grote lijnen overeen met de overwegingen hierboven. Ook het Nationaal Archief adviseert om voor documenten zoveel mogelijk open standaarden te gebruiken zoals PDF/A en ODF.
    Uitstekend beheer
    • ‘Ja’ betekent dat nieuwe versies van de standaard op de lijst worden overgenomen zonder aanvullende toetsing door het Forum Standaardisatie.
    • ‘Nee’ betekent dat nieuwe versies van de standaard door het Forum Standaardisatie eerst worden getoetst voordat ze de huidige versie op de lijst kunnen vervangen.
    Nee
    Aanmelding

    Aanmelding PDF 1.7

    PDF Document | 88.61 KB
    Expertadvies

    Expertadvies PDF 1.7

    PDF Document | 306.71 KB
    Consultatie

    Openbare consultatie PDF 1.7

    PDF Document | 395.57 KB
    Forumadvies

    Forumadvies PDF 1.7

    PDF Document | 563.88 KB
    Expertadvies

    Expertadvies PDF/A-1

    PDF Document | 178.06 KB
    Forumadvies

    Forumadvies PDF/A-1

    PDF Document | 164.17 KB
    Aanmelding

    Aanmelding PDF/A-2

    PDF Document | 343.16 KB
    Toelichting

    Forumadvies in behandeling nemen PDF/A-2

    PDF Document | 287.03 KB
    Expertadvies

    Expertadvies PDF/A-2

    PDF Document | 389.58 KB
    Forumadvies

    Forumadvies PDF/A-2

    PDF Document | 229.97 KB
    Datum van besluit

    Datum waarop het Overheidsbreed Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) heeft besloten de standaard op de lijst te plaatsen.

    18-11-2009

    Overig

    Waarvoor geldt de verplichting

    Bij investering in systemen en software waarbij niet-reviseerbare of beperkt-reviseerbare documenten worden gemaakt, bewerkt, gepubliceerd of gearchiveerd. Bijvoorbeeld kantoorsoftware, multifunctionele printerscanners of documentgeneratiesystemen.

     

    Voor duurzaam toegankelijke documenten moet PDF/A-1 of PDF/A-2 worden uitgevraagd. Als duurzame toegankelijkheid niet vereist is en PDF/A-1 en PDF/A-2 onvoldoende functionaliteit bieden, moet PDF 1.7 worden uitgevraagd.