Intakeadvies SETU

Vergadering: Forum Standaardisatie 9 december 2020

Agendapunt: 3E

Documentnummer: FS-20201209.3E

Download hier de PDF versie van dit vergaderstuk. Wij kunnen de digitale toegankelijkheid van het PDF bestand niet garanderen.

Rechten: CC0 publieke domein verklaring

Advies

Het Forum Standaardisatie wordt geadviseerd om de nieuwe versies van de deelstandaarden van SETU in procedure te nemen ter vervanging van de huidige versies op de ‘pas toe of leg uit’ lijst. Ook moet een nieuwe deelstandaard voor vacatures getoetst worden voor opname in de verplichte set SETU standaarden.

Omdat eerdere versies van de SETU deelstandaarden nog gebruikt worden en nog ondersteund worden door de beheerorganisatie, is het advies om in het expertadvies aandacht te besteden aan de vraag welke (oudere) versies nog toegestaan kunnen worden naast de verplichte nieuwste versies.

Daarnaast heeft de beheerorganisatie aangegeven voor ‘uitstekend beheer’ in aanmerking te willen komen zodat toetsing bij toekomstige versiewijzigingen overbodig is. In de toelichting hieronder wordt dit advies nader onderbouwd.

Toelichting

1. Korte beschrijving van de standaard

De SETU-standaarden zijn ontwikkeld door de uitzendsector en is de Nederlandse implementatie van de internationale HR-XML standaard. De 2.x versies van de Standard for Invoicing zijn een profiel op NLCIUS en daarmee op EN16931-1, in de UBL-syntax. Door toepassing van de SETU-standaarden ontstaat uniformering van het elektronisch berichtenverkeer tussen aanbieders en afnemers (inleners) van tijdelijk personeel (flexibele arbeid). De SETU standaarden specificeren voor de Nederlandse uitzendbranche welke gegevenselementen verplicht en welke optioneel zijn bij de uitwisseling van informatie. Deze gegevenselementen worden vervolgens afgebeeld op de gegevens in de HR-XML standaarden waardoor er toepassingsprofielen ontstaan. De versies die nu op de ‘pas toe of leg uit’-lijst staan zijn:

• SETU Standard for Ordering and Selection 1.2
• SETU Standard for Assignment 1.2
• SETU Standard for Reporting Time & Expenses 1.3
• SETU Standard for Invoicing 1.3

De SETU standaarden zijn aangemeld voor de volgende nieuwe versies:

• SETU Standard for Ordering and Selection v1.4
• SETU Standard for Assignment v1.4
• SETU Standard for Reporting Time and Expenses v1.4
• SETU Standard for Invoicing v2.2
• SETU Standard for Vacancies v1.1

Standard for Vacancies betreft een nieuwe standaard in de set van SETU standaarden, gericht op het uitwisselen van vacatures tussen uitzendbureaus, job boards, het UWV Werkbedrijf en bedrijven en/of opdrachtgevers.

2. Betrokkenen en proces

Op 9 oktober 2020 heeft Linda Oosterheert (TNO, namens SETU) de nieuwe versies van de SETU standaarden aangemeld. Op 3 november 2020 heeft een intakegesprek plaatsgevonden met de indiener samen met Han Zuidweg van het Bureau Forum Standaardisatie en Arjen Brienen en Jasper Muskiet vanuit Lost Lemon. In dit gesprek is onderzocht of de voorgestelde nieuwe versies voldoen aan de criteria om in procedure genomen te worden. Daarnaast is vooruitgeblikt op de procedure. Dit intakeadvies is tot stand gekomen op basis van het intakeonderzoek

3. Voldoet de standaard aan de criteria om in procedure genomen te worden?

De aangemelde versiewijziging van SETU voldoet aan de vier criteria om in behandeling genomen te worden. Hoe de standaard is getoetst op de vier criteria wordt hieronder toegelicht in paragrafen 3.1-3.4.

3.1. Is de standaard toepasbaar voor elektronische gegevensuitwisseling tussen (semi-)overheidsorganisaties en bedrijven, tussen (semi-)overheidsorganisaties en burgers of tussen (semi-)overheidsorganisaties onderling?

Ja. De standaard is breed toepasbaar door overheden. Het betreft berichtenverkeer tussen aanbieders en afnemers (inleners) van tijdelijk personeel (flexibele arbeid). (Semi-)overheidsorganisaties kunnen hierbij de rol van afnemer vervullen.

3.2. Is het beoogde functioneel toepassingsgebied en het organisatorisch werkingsgebied van de standaard, voldoende breed om substantieel bij te dragen aan de interoperabiliteit van de (semi-)overheid?

Ja. Het omvat het de gehele elektronische berichtenuitwisseling van het proces rondom bemiddeling/inhuur van flexibele arbeidskrachten van (semi-)overheden met de uitzendsector.

3.3. Is het zinvol de standaard op te nemen, gezien het feit dat deze niet al wettelijk verplicht is voor het beoogde functioneel toepassingsgebied en organisatorisch werkingsgebied?

Ja, de standaard is niet wettelijk verplicht.

3.4. Draagt de standaard bij aan de oplossing van een bestaand, relevant (interoperabiliteits)probleem en het voorkomen van leveranciersafhankelijkheid?

Ja, aangezien de SETU-standaard ervoor zorgt dat er geen 1-op-1 afspraken gemaakt hoeven te worden tussen partijen die gegevens uitwisselen over flexibele arbeid. Door het gebruik van de SETU-standaard wordt hiermee de afhankelijkheid van één leverancier (vendor lock-in) voorkomen.

4. Aanvullende vragen voor het opnemen van een nieuwe versie

In het intakeonderzoek kwamen de volgende vragen ter sprake over de nieuwe versies van de deelspecificaties.

4.1. Op welke criteria scoort de nieuwe versie anders dan de reeds opgenomen standaard?

De SETU-standaarden staan sinds 2007 op de ‘pas toe of leg uit’-lijst en zijn in 2015 met een verkort onderzoek geactualiseerd naar nieuwe versies. Omdat de beheerorganisatie de oudere versies op termijn niet meer zal ondersteunen, is het nodig om opnieuw de versies te actualiseren. Daarnaast zijn er ook inhoudelijk verbeteringen ten opzichte van de verouderde versies. De nieuwe versies van de standaarden sluiten nu aan op internationale standaarden.

Voor de SETU Standard for Invoicing wordt in de 2.x versies nu gebruik gemaakt van UBL en de NLCIUS. In de SETU Standard for Assignment en SETU Standard for Ordering & Selection zijn aanpassingen gedaan n.a.v. de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) begin 2020.

4.2. Ondersteunt dit het opnemen van de nieuwe versie i.p.v. (of naast) de oude versie?

Deze actualisering van de versies van de deelspecificaties van SETU op de ‘pas toe of leg uit’ lijst zijn nodig om:

1. Zeker te zijn dat de versies op de ‘pas toe of leg uit’ lijst actief beheerd worden.
2. Inhoudelijke verbeteringen te ondersteunen die zijn doorgevoerd op basis van de vraag uit de uitzendbranche.
3. Aan te sluiten op van (inter)nationale standaardisatie rondom e-factureren.

4.3. Is het functioneel toepassingsgebied en organisatorisch werkingsgebied nog steeds actueel en accuraat?

Het functioneel toepassingsgebied en het organisatorisch werkingsgebied wijzigen niet door de nieuwe versies. Deze zijn dus nog actueel en accuraat.

5. Is er zicht op een positief expertadvies?

Wanneer het Forum Standaardisatie het gewijzigde voorstel voor het functioneel toepassingsgebied in procedure neemt, zal een groep experts de standaard gaan toetsen op de vier inhoudelijke criteria voor opname op de lijst. Het Forum Standaardisatie neemt geen standaarden in procedure waarvan al vaststaat dat deze in het expertonderzoek op tenminste één van de criteria zal stranden. Daarom wordt in dit intakeadvies vooruitgeblikt op de vier inhoudelijke criteria.

Het intakeonderzoek heeft geen inhoudelijke criteria gevonden die een positief expertadvies voor aanpassing van het functioneel toepassingsgebied van WPA2 Enterprise op de ‘pas toe of leg uit’-lijst in de weg zou kunnen staan.

Dit wordt hieronder toegelicht in paragrafen 5.1-5.4.

5.1. Toegevoegde waarde

SETU is nog steeds de standaard in Nederland voor elektronische berichtenuitwisseling aangaande flexibele arbeidskrachten. Door de standaard is het mogelijk om administratieve systemen van afnemer en aanbieder rechtstreeks met elkaar te koppelen. Dit bespaart dubbele invoering van personeelsaanvragen, gewerkte uren en facturen. Bovendien kunnen overheidsorganisatiesop deze manier in één keer een aanvraag doen bij verschillende aanbieders.

De nieuwe versies zijn noodzakelijk om de standaard te actualiseren en brengen geen wijzigingen aan het huidige functioneel toepassingsgebied en het organisatorisch werkingsgebied. Daarnaast sluiten de nieuwe versies van de standaarden nu aan op internationale standaarden. Kosten voor implementatie van de SETU Invoice 2.x serie zijn mogelijk lager, gezien de gelijkenissen met NLCIUS. SETU kent geen onacceptabele veiligheids- of privacy risico’s. SETU geeft naar aanleiding van de AVG voor al haar standaarden per element aan wanneer het om persoonsgegevens gaat en er is een document beschikbaar voor vragen rondom privacy en de AVG.

5.2. Open standaardisatieproces

De SETU is de onafhankelijke non-profit stichting waar de ontwikkeling en het beheer van de SETU-standaard bij is ondergebracht. Informatie over het ontwikkel- en beheerproces is publiekelijk toegankelijk via de community portal en het overzicht van openstaande/doorgevoerde wijzigingen. De werkwijze rondom SETU is verkrijgbaar via het SETU werkwijze document.

Het standaardisatieproces is open. Alle partijen die iets te maken hebben met uitwisseling van gegevens rondom flexibele arbeid kunnen deelnemen en bijdragen aan de standaard. De lijst met participanten/abonnees is beschikbaar. De Nederlandse overheid neemt zelf niet deel.

Gezien de jarenlange ervaring met het beheer van deze standaard en de positieve antwoorden op alle vragen over het open standaardisatieproces overweegt de beheerder het predicaat ‘uitstekend beheer’ aan te vragen. Het expertonderzoek moet uitwijzen of de beheerder hiervoor in aanmerking komt.

5.3. Draagvlak

De aangemelde nieuwe versies worden door de markt ondersteund en zijn al in gebruik. De lijst met aangesloten participanten en abonnees is beschikbaar. De conformiteit van de implementatie van SETU kan getoetst worden via de eValidator in de SETU portal en via Digipoort.

De wens de versies van SETU op te hogen komt ook vanuit beheeroogpunt: de versies die nu op de ‘pas toe of leg uit’-lijst staan worden in de toekomst niet meer door SETU ondersteund.

Er zijn voldoende positieve signalen vanuit overheden om de nieuwe versies op de lijst te plaatsen. Dat blijkt uit de continue ontwikkelingen in de uitzendsector waar de standaard op aangepast moet worden. Dit geeft aan dat de standaard goed gebruikt wordt en de community wil dat de standaard toekomstbestendig is en blijft.

De 2.x serie van de SETU Standard for Invoicing is niet backwards compatible met de 1.x versie. Dit komt vanwege de overstap naar een ander onderliggend formaat, namens de overstap van HR-XML naar UBL. Binnen de 2.x serie is er ook geen sprake van backwards compatibility, gezien de benodigde wijzigingen om in lijn te blijven met NLCIUS. Voor de expertronde wordt geadviseerd om te bepalen welke versies van de standaarden opgenomen blijven op de ‘pas toe of leg uit’-lijst om dit te ondervangen. Voor de andere standaarden geldt dat er wel sprake is van backwards compatibility.

5.4. Opname op de lijst bevordert adoptie

De huidige status van de standaard is ‘verplicht’. Dit is nog altijd een passend middel om de standaard te bevorderen omdat uit de Monitor Open Standaarden 2019/2020 opnieuw blijkt dat het gebruik van de SETU standaard nog zeker niet bij alle (semi-)overheden common practice is. Het is van belang de adoptie van de standaard te vergroten mede door de standaard op de ‘pas toe of leg uit’-lijst te zetten. De status van ‘aanbevolen’ is dan niet zwaar genoeg om de adoptie daadwerkelijk te bevorderen.

6. Samenhang met andere standaarden op de lijst

SETU-standaarden conflicteren niet met andere standaarden op de lijst. De SETU Standard for Invoicing is een profiel op de NLCIUS en wordt uitgedrukt in de UBL syntax. SETU is ten opzichte van HR-XML (de internationale standaard) speciaal aangepast op de Nederlandse situatie. Hetzelfde geldt voor SETU met betrekking tot UBL.

7. Welke organisaties ondersteunen deze aanmelding?

Adecco, Driessen, ManpowerGroup, Randstad, Timing en USG People ondersteunen de aanmelding van de nieuwe versies van de SETU standaarden.

8. Use case

Door de standaard is het mogelijk om administratieve systemen van afnemer en aanbieder rechtstreeks met elkaar te koppelen. Dit bespaart dubbele invoering van personeelsaanvragen, gewerkte uren en facturen. Bovendien kunnen overheidsorganisatiesop deze manier in één keer een aanvraag doen bij verschillende aanbieders. Het gebruik van verschillende administratieve softwaresystemen bij inlenende bedrijven, bemoeilijkte tot nu toe de invoering van een goed werkende standaard voor digitale urenregistratie en de verwerking van alle administratieve en financiële gegevens. Software werd op maat gemaakt per uitvrager en dit kostte tijd en geld. Heel vaak moesten de systemen van inlenende bedrijven worden aangepast. Met de SETU standaarden is het mogelijk een online platform te realiseren waarmee het digitaal verwerken van de uren en het uitwisselen van alle administratieve gegevens, sterk wordt vereenvoudigd. De kans op het maken van fouten is hierdoor veel kleiner. Meer use cases zijn beschikbaar via setu.nl/.